Captura de gastos y exportación para impuestos

YardPath mantiene un registro continuo y categorizado de los gastos de tu negocio, justo al lado de tus millas, armado con fotos de recibos o con entradas que capturas a mano. Cada gasto lleva los cuatro datos que pide el IRS, fecha, monto, proveedor o beneficiario, y propósito de negocio, sin importar cómo se haya capturado. Qué necesitas registrar, y cómo se clasifica, es cosa tuya y de tu profesional de impuestos, YardPath es una herramienta para llevar registros, no asesoría fiscal.

Dónde vive

Abre la pestaña Finances (Finanzas) y cambia al segmento Expenses (Gastos). Arriba verás el total acumulado del año, un banner de Capture Receipt (Capturar recibo) y, más abajo, tus gastos agrupados por categoría o por mes, como prefieras. Un selector de año fiscal te deja regresar a un año anterior sin perder tu lugar.

Captura un recibo

Toca Capture Receipt y tómale la foto ahí mismo en la app, no se guarda nada en tu biblioteca de Photos. YardPath lee el total, la fecha y el proveedor del recibo en tu propio teléfono y sugiere una categoría, luego te entrega una pantalla de revisión donde cada campo se puede editar antes de que se guarde nada. Nada se archiva solo a tus espaldas.

¿No hay recibo que escanear? Agrega el gasto a mano, los mismos campos obligatorios, el mismo selector de categorías, y cae en el mismo registro.

Las categorías que piden un poco más

Las categorías están alineadas al Schedule C, combustible, equipo, reparaciones y mantenimiento, insumos, seguros, licencias, publicidad, software y más. Dos de ellas hacen un par de preguntas extra, porque son las que un revisor tiene más probabilidad de mirar dos veces:

• Meals (Comidas) necesita saber quién estuvo y de qué hablaron.
• Tolls & Parking (Peajes y estacionamiento) necesita saber a dónde iba el viaje.

Esa categoría de peajes y estacionamiento es solo para gastos de tu bolsillo, el peaje en sí, la tarifa del estacionamiento, no las millas que manejaste. Las millas de negocio son una deducción aparte, se anotan como un viaje y no como un gasto, y la pantalla de captura te ofrece un atajo Log mileage instead (Registrar millas en su lugar) ahí mismo para que las dos nunca se enreden. Consulta Registro de millas para ver cómo se anota ese lado.

Cada gasto también exige un propósito de negocio en su propio campo, no enterrado en una caja de notas, para que un gasto guardado nunca sea nada más una cantidad en dólares sin explicación.

Exporta para impuestos

Desde Finances → Expenses, exporta el año fiscal seleccionado como PDF (un registro categorizado más una página de miniaturas de los recibos) o como CSV que puedes abrir en una hoja de cálculo, con proveedor, categoría, monto, propósito de negocio y los detalles de la comida o del viaje donde apliquen. Tu deducción de millas viaja en el mismo PDF como su propia línea, así que los costos del vehículo y los gastos de tu bolsillo quedan en un solo paquete en vez de en dos apps distintas. Entrégale cualquiera de los dos a tu contador.

Dónde viven tus recibos

Las fotos de los recibos se guardan en tu propio iCloud Drive, en Files → YardPath → Receipts, no en tu biblioteca de Photos ni en ningún servidor de YardPath. Reveal Receipts in Files (Mostrar recibos en Files), en Settings → Expenses (Configuración → Gastos), abre esa carpeta directamente. Ahí se quedan hasta que borres el gasto, borrar uno borra también su recibo. Capturar y guardar un gasto nunca hace una llamada de red, funciona exactamente igual sin señal que con la barra llena.

Configuración

Settings → Expenses es también donde ahora viven la dirección de Home Base y la tarifa del IRS por milla, junto con la nota sobre dónde se guardan los recibos y tu modo de captura de millas (consulta Registro de millas para saber qué hace ese interruptor).

Si tu suscripción vence

Nada de los gastos depende de tu suscripción. Que se venza te regresa al plan gratis, donde capturar recibos, editar tu registro y exportar un reporte siguen funcionando igual que antes; lo único que cambia es el tope de 10 clientes. Consulta Suscripción y facturación y Límites del plan gratis.

Revisa tu registro antes de exportarlo, igual que revisarías un registro de millas, corrige lo que se vea raro y confirma con tu profesional de impuestos qué requiere realmente tu situación.